Blog de indusele

Trucos sencillos

Cómo construir un diagrama Gantt con Excel

Escrito por indusele 19-05-2015 en Trucos sencillos. Comentarios (0)

Siempre se nos ha hablado de Microsoft Project o de otros programas similares para poder hacer una programación de actividades y tiempos de un proyecto pero hay veces que no requerimos de grandes herramientas ya que solo precisamos de una pequeña gráfica para ilustrar toda esta secuencia de actividades. ¿Realmente nos compensa conseguir la licencia de alguno de estos programas para realizar un gráfico sencillo? Hoy veremos que con Excel, un programa conocido por casi todos, podemos conseguir realizar un gráfico Gantt de forma rápida y sencilla en un entorno que ya conocemos.

Primer paso, definir la tabla de actividades y duración

Simplemente construimos una pequeña tabla formada por cinco columnas (aunque se puede renunciar a la columna de descripción, personalmente lo recomiendo para que quede más claro en qué se basa cada actividad). Deberemos tener una tabla similar a esta:

Segundo paso, construcción de la gráfica

Una vez tenemos las tabla vamos a construir una gráfica empleando los datos. No existe ninguna función para construir una gráfica específica Gantt así que vamos a utilizar de las herramientas de las que disponemos para lograrlo, concretamente emplearemos la opción de gráfica de barras apiladas:

A continuación, en Seleccionar datos agregamos en Series la columna de Fecha de inicio y Duración y en Categoría la columna de Actividad:

Tercer paso, convertir una gráfica de barras en un gráfico Gantt

Como podrás observar, la gráfica de barras no se parece a simple vista a un Gantt pero con una serie de modificaciones podremos reconvertirlo. Lo primero que hacemos es “invisibilizar” las barras de la izquierda (en mi caso en color azul). Para ello simplemente las seleccionamos y con doble click accedemos a la ventana de formato. Seleccionamos las opciones Sin borde y Sin relleno y ya lo tenemos listo.

Como sigue quedando un poco diferente al diagrama Gantt típico esto lo resolvemos haciendo doble clik en el eje vertical y seleccionando la opción Categoría de orden inverso.

A continuación modifico el eje horizontal. Para ello me va a ser útil definir en un par de filas ocultas la fecha de inicio y finalización del proyecto. En estas nuevas celdas ocultas cambio el formato de fecha a número decimal.

Cuarto paso, conseguir una buena presentación

Para finalizar, añadimos Líneas de división para mejorar la lectura y en la pestaña de Presentación activamos la opción de Mostrar la tabla de datos con claves de leyenda lo que nos permite ver una tabla resumen de la tabla inicial que realizamos y que resulta complementaria al gráfico aunque todo esto ya es meramente opcional y depende de los gustos de cada uno.

Y, como siempre, os dejo un pequeño vídeo resumen de todo esto:

“Tan a destiempo llega el que va demasiado deprisa como el que se retrasa demasiado.” William Shakespeare

Cómo vincular un Excel en un Word

Escrito por indusele 10-09-2014 en Trucos sencillos. Comentarios (0)

Como Ingeniera he tenido que hacer muchas memorias con Word por un lado, y muchos presupuestos con Excel por el otro. Siempre resulta arriesgado insertar una imagen de la tabla Excel o copiar dicha tabla en una tabla nueva de Word, porque el presupuesto puede variar en cuanto a unidades de compra, precios... Por todo esto yo siempre inserto el Excel en Word como un objeto de forma que quede vinculado. ¿Que crees que es difícil? Para nada. Veamos un ejemplo muy simple e intuitivo de todo esto:

Imagina que quieres dejar reflejado todos los gastos que realizas en casa en un documento Word y que tienes un documento en Excel con la lista de la compra que sueles realizar:

· Paso 1: es muy importante que al crear el documento Word y la tabla Excel queden guardados en la misma carpeta para evitar problemas en caso de modificaciones en el Excel.

· Paso 2: creo el Excel como siempre, con total normalidad.

· Paso 3: abro el Word y coloco el cursor donde quiero colocar la tabla Excel.

· Paso 4: sigo la siguiente secuencia de pasos: Insertar >> Objeto >> Objeto...Evita la opción de Insertar objeto desde archivo porque al ir paso a paso es menos probable que te equivoques.

· Paso 5: una vez me encuentro en la ventana de Objeto, sigo la siguiente secuencia de pasos: Crear desde un archivo >> Examinar… >> selecciono el archivo Excel que quiera insertar >> activo la opción Vincular al archivo >> Aceptar. Es importante activar la opción Vincular al archivo porque significa que se va a actualizar cada vez que haga un cambio en el Excel, que es lo que pretendía conseguir.

Desde ahora puedo realizar modificaciones a través del propio Word haciendo doble click sobre la imagen que he insertado o acceder a través del propio archivo de Excel. Si lo modifico, cada vez que abra el documento Word me va a preguntar si quiero actualizar las vinculaciones. Otra forma de actualizarlo será con el botón derecho del ratón, haciendo click en la imagen de la tabla en Word, podré acceder a la opción Actualizar vínculo y así no tendré que cerrar el documento para que la imagen se adapte a las modificaciones realizadas en Excel.

Para entender todo esto he realizado un vídeo:


Respecto al formato es importante saber que se puede trabajar como con cualquier otra imagen y que la actualización de vínculos también modifica los cambios de formato que haga en Excel. En este ejemplo no hay problemas porque se trata de una tabla muy pequeña pero en otros casos siempre se puede jugar con el tamaño y orientación de la página y el formato de imagen (la mayor parte de las veces hay que recortarla para adaptarla a la tabla). Todo esto ya depende de la habilidad de cada uno. Espero que, aunque sea un truco muy simple, os haya resultado útil.

“La tendencia humana a juzgar importantes las pequeñas cosas ha producido muchas cosas grandes” Georg Christoph Lichtenberg.