Uno para todos y todos para el Open Space

Escrito por indusele 26-01-2015 en Trabajo en equipo. Comentarios (0)

En los últimos días he tenido que desempeñar varias tareas en distintos equipos y he intentado llevar a la práctica varias técnicas novedosas que se están empleando para incentivar la creatividad.

Según la RAE, el significado explícito de un equipo es un “grupo de personas organizado para una investigación o servicio determinado.” Evidentemente, un ingeniero va a tener que saber formar parte de un equipo multidisciplinar donde cada integrante tiene una formación y unos conocimientos que lo hacen experto en una determinada área, imprescindible para el desarrollo del proyecto. Cada individuo ha de ser consciente de su responsabilidad y la de sus compañeros para poder trabajar de forma coordinada sin interferir en el desarrollo de las actividades del resto de integrantes. Evidentemente, la variedad de conocimientos dentro de un equipo bien formado puede promover la aparición de nuevas ideas a través de técnicas como el braimstorming pero, ¿debemos obligar a todos los integrantes a seguir estas técnicas? ¿es conveniente que personas individualistas (o reservadas a la hora de compartir sus opiniones) participen en este tipo de actividades?

Una metodología que me ha llamado la atención y que me gustaría poner en práctica en algún momento es la del Open Space también llamada Técnica del espacio abierto. Su principio es simple: se basa en crear distintas reuniones en torno a una pregunta inicial de tal forma que la asistencia a esa reunión es voluntaria. De este modo, se establece un debate entre varios participantes a los que les interesa este tema realmente y del cual se pueden llegar a extraer conclusiones muy valiosas.

Los principios básicos del Open Space

1.  Cualquier persona que se presente en una reunión es la persona adecuada, simplemente por el hecho de que se haya preocupado en asistir.

2.  Se debe estar atento al momento en lugar de pensar en el futuro, “lo que aquí suceda será lo único que pudo suceder”.

3.  No hay horarios para promover la creatividad e innovación por lo que, por un lado, “cualquier hora en la que se comience es la hora adecuada”; por otro…

4.  “cuando se acabó, se acabó”.

La ley de los dos pies

Tienes dos pies y has de usarlos. Si la reunión es aburrida sólo tienes que levantarte y asistir a una reunión por la que te sientas realmente interesado y en la que será más probable que puedas contribuir al estar más motivado.

Dónde se realiza

Para promover la ley de los dos pies las reuniones se realizarán de forma simultánea por lo que se requieren tantas salas como reuniones se quieran realizar y una sala central donde estarán expuestos los temas propuestos y el horario y, al final del Open Space, los resultados de las reuniones. Lo ideal es que las salas dispongan de mesas redondas para que los participantes puedan sentarse formando un semicírculo y puedan verse los unos a otros. También se puede organizar en una única sala con espacio suficiente para que los distintos grupos de discusión no interfieran los unos en los otros.

Cómo se realiza

En los quince primeros minutos, el llamado facilitador explica los temas que se tratarán o “traks”, los principios en los que se basa el Open Space, la ley de los dos pies y el proceso a seguir. A continuación, se dejan cinco minutos de discusión para comentar los temas que se desean tratar. El asistente que lo desee propondrá un tema anotándolo en una tarjeta junto a su nombre. Normalmente se plantea el tema como una pregunta que debe ser contestada o un problema que ha de resolverse. En los minutos siguientes, uno a uno, se van diciendo en voz alta los temas a tratar mientras se muestran las tarjetas las cuales serán pegadas en un gran horario invisible para los participantes, para no distraer su atención.

Una vez pegadas todas las tarjetas, se muestra el horario para organizar las horas de modo que cualquiera pueda asistir a todas las reuniones que desee para evitar que tenga que dejar de hacerlo porque estén programadas a la misma hora. Evidentemente esto necesita un control; para ello se pregunta al propietario de la tarjeta (su nombre figura junto al tema) si está de acuerdo con el nuevo horario, siendo el que decida si se cambia de hora o no. También se puede añadir un tema a otro. Este es un ejemplo de un horario de un Open Space:

El horario quedará bien visible en la sala central para que cualquiera pueda consultarlo y decidir a qué asistir mientras se inician las reuniones. Cada uno dura aproximadamente una hora y media. La persona que propuso el tema se convierte en el nuevo facilitador de dicha reunión y será el que anote las ideas importantes en una pizarra. La reunión se inicia con un braimstorming donde cada uno anota las ideas que se le ocurren en unas tarjetas que se pegarán en la pizarra. Una vez expuestas las ideas, cada uno vota las cinco que desea debatir apuntando su voto en la respectiva tarjeta. Se dedicará una discusión de cuarenta y cinco minutos sobre los problemas más votados (se dedica quince minutos a cada problema). Los últimos minutos sirven para extraer las conclusiones del coloquio.

Una vez finalizado el Open Space cada facilitador expone las conclusiones sacadas de su reunión lo cual puede dar lugar a ideas u actividades que se han propuesto para resolver el problema inicial. A esta reunión final asisten todos los participantes de forma que todos aprenden de las ideas de todos. Esto facilita la generación de cambios alrededor de temas claves y la reflexión acerca de qué prácticas podrían ser mejores para la resolución de determinados problemas.

Si os interesa conocer más sobre este tema, os recomiendo y consultar el libro “Open Space Technoloy: A User’s Guide” escrito por Harrison Owen, creador de esta técnica; no obstante, también puedes ver el siguiente vídeo a modo de resumen rápido:


“No hay problema que no podamos resolver juntos, y muy pocos que podamos resolver por nosotros mismos”. Lyndon Johnson.